Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ai cũng nên biết

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ai cũng nên biết

Trong thời đại hiện nay, giao tiếp qua điện thoại là một hình thức giao tiếp vô cùng phổ biến. Có thể chúng ta ai cũng biết gọi điện thoại, nhưng lại không có nhiều người biết cách làm cho cuộc gọi ấy đạt được hiệu quả cao nhất.

Vì vậy, giao tiếp qua điện thoại tốt là kỹ năng cần thiết và quan trọng với mỗi cá nhân. Trong đó, nó đòi hỏi cả sự khéo léo, cách ứng xử thông minh giữa người gọi và người nghe.

Vậy làm sao để có một cuộc điện thoại nhanh chóng, hiệu quả và khiến cho đầu dây bên kia có thể nắm bắt chắc chắn những thông tin mà bạn truyền đạt ? Hãy cùng hocgiaotiep.vn tham khảo bài viết dưới đây nhé !

Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người gọi

Chuẩn bị trước nội dung trao đổi và nhanh chóng đi thẳng vào những điểm quan trọng. Chẳng ai thích một cuộc điện thoại vừa dài vừa tốn tiền, không đi thẳng vào chủ đề chính.

Vì thế, hãy nhanh chóng nói những điều mà bạn đã được chuẩn bị, đừng ấp úng. Nội dung trao đổi khi giao tiếp qua điện thoại cần ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể.

Hãy giới thiệu danh tính và mục đích cuộc gọi.Gọi cho bất kì ai, việc đầu tiên bạn cần làm là chào họ và giới thiệu danh tính rõ ràng.

Tiếp đó, nếu cần thiết, hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Ví dụ như: “Xin chào, em là X, làm ở bên A ạ, đây có phải là anh Y không ạ ? Em gọi anh để …“. 

Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người gọi
Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người gọi

Giờ và thời điểm gọi. Bạn không nên gọi điện thoại vào những lúc ngoài giờ làm việc như buổi tối, sáng sớm hay giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa. Những lúc này, nhiều người thường bận việc riêng hoặc đang nghỉ ngơi. Vì vậy bạn hoàn toàn không nên quấy rầy, làm phiền và khiến họ bực tức.

Đừng sợ phải đàm phán lại một vấn đề quan trọng. Nếu vừa đàm phán xong, bạn lại phát hiện ra có những sai sót trong việc tính toán thì đừng do dự, hãy nhanh chóng gọi một cuộc điện thoại nữa để sửa lại.

Xem thêm bài viết “Giao tiếp là gì ? Làm sao để học giao tiếp tốt nhất” <<Ở ĐÂY>>

Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người nhận cuộc gọi 

Trả lời ngay không quá 3 tiếng chuông. Người gọi sẽ rất bực nếu gọi điện đến và phải chờ lâu mới có người nghe máy. Bạn cũng nên chỉnh trang lại tư thế, tinh thần trước khi nhấc máy trả lời.

Đừng để người gọi độc thoại. Người gọi không thể nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng, góp lời vào cuộc thảo luận.

Ví dụ như: “vâng, tôi đang nghe” hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại. 

Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người nhận cuộc gọi 
Giao tiếp qua điện thoại: khi bạn là người nhận cuộc gọi

Biết chủ động tùy cơ ứng biến. Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, hãy từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Nếu đối phương đưa ra những vấn đề phức tạp, hãy nói với họ là đợi đến khi gặp mặt, nhất định sẽ trả lời anh ấy một cách rõ ràng hơn. 

Nếu cuộc điện thoại có tính chất công việc, hãy chuẩn bị sẵn giấy và bút. Giấy bút sẽ giúp bạn ghi lại chi tiết lời nói của khách hàng, đối tác mà không bỏ sót. Điều này cũng giúp bạn nắm bắt và giải quyết chính xác yêu cầu hay thắc mắc của người gọi. 

Xác nhận lại nội dung cuộc trò chuyện. Trước khi kết thúc, hãy nhắc lại một lần những nội dung đã trao đổi với đối phương. Đó là cách thể hiện rằng bạn đã nhớ hết vấn đề của họ. Qua đó thể hiện sự tôn trọng và quan tâm của bạn.  

XEM THÊM: Làm sao để kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống ?

Một số lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Không làm việc riêng khi đang nghe điện thoại. Không ăn uống, khi đang gọi điện thoại, vì nó có thể khiến giọng bạn nhồm nhoàm, không rõ ràng. Bạn cũng không nên làm việc riêng khi nghe điện thoại. Nếu không, đối phương sẽ nghĩ bạn thiếu tôn trọng hoặc bạn không coi trọng cuộc điện thoại đó. 

Một số lưu ý
Một số lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Đừng tán gẫu về những chủ đề kém hiệu quả khi giao tiếp qua điện thoại. Bạn không nên tốn tiền và tốn thời gian cho những câu chuyện phiếm khi gọi điện thoại. Ngoài ra, những chuyện xấu của bạn bè, của công ty cũng được coi là những chủ đề không hữu ích. 

Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn. Những từ ngữ như: “Xin vui lòng“, “Cảm ơn“… sẽ giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn.

Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp. Hãy nói lời tạm biệt trước khi gác điện thoại. Đừng để đầu dây bên kia gửi lời tạm biệt mà chỉ nghe tiếng cúp máy của bạn. Hãy luôn để đối phương gác máy xuống trước và bạn sẽ nói lời tạm biệt sau cùng.

XEM THÊM: Khóa học kỹ năng giao tiếp online hay nhất của Unica

Thái độ niềm nở và giọng nói truyền cảm

Bạn đã bao giờ thấy ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng qua điện thoại của một số doanh nghiệp lớn như Thế Giới Di Động hay Viettel ? Với những người làm dịch vụ tư vấn, bán hàng qua điện thoại thì một giọng nói hay, ngữ điệu êm ái là quá đủ để họ có thể gây thiện cảm với khách hàng.

Giao tiếp qua điện thoai: Thái độ niềm nở và giọng nói truyền cảm 
Giao tiếp qua điện thoai: Thái độ niềm nở và giọng nói truyền cảm

Hãy mỉm cười. Nụ cười có sức tác động vô cùng mạnh mẽ, ngay cả khi người ta không nhìn thấy nó. Người nghe hoàn toàn có thể cảm nhận được thái độ của bạn, dù họ không nhìn thấy bạn. Vì thế hãy mỉm cười và giữ thái độ niềm nở khi giao tiếp qua điện thoại

Đừng bao giờ giữ vẻ mặt sự cau có, khó chịu vì lời nói, giọng nói sẽ tố cáo tất cả động thái của bạn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình, tích cực và tự tin trong lời nói của bạn. 

Giọng nói truyền cảm, nhẹ nhàng. Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách sinh động. Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe.

Vì thế, hãy trả lời với giọng nói từ tốn, vừa phải, đủ nghe. Tuyệt đối không nói lớn hoặc quát to trong mọi tình huống. 

Tham khảo ngay khóa học “25 chiêu thức phát triển kỹ năng giao tiếp chinh phục bất kỳ ai” – Khóa học kỹ năng giao tiếp hay nhất của Unica

Mã giảm giá (lên tới 40%): HOCGIAOTIEP.VN

Một trả lời tới to “Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại ai cũng nên biết”

Bình luận đã bị khoá.